Je bestanden en accounts blijven van jou.

Wie we zijn

KiQHub Office — documenten, spreadsheets en presentaties op kiqhub.app — is een product van KiQ Apps. Wij zijn verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die hier worden beschreven. Vragen kun je sturen naar Kiq_Team@kiqhub.app.

Wat we bewaren

• Je account: je naam, e-mailadres, een hash van je wachtwoord (nooit het wachtwoord zelf), je abonnement, je taal en enkele instellingen. Als je inlogt met Google of Apple, bewaren we ook de account-ID en het e-mailadres die zij ons geven, zodat je opnieuw kunt inloggen.
• Je bestanden: documenten, spreadsheets en presentaties, hun versiegeschiedenis, opmerkingen en de afbeeldingen erin. Bestandsnamen en inhoud worden versleuteld opgeslagen met AES-256-GCM; de sleutel wordt gescheiden van de database bewaard. De mensen die de dienst beheren, zien hoeveel ruimte een account gebruikt, nooit bestandsnamen of inhoud.
• Delen: met wie je een bestand hebt gedeeld, en de mensen in je kring.
• Gebruikscijfers: gebruikte opslag en hoeveel KiQ AI-tokens je hebt gebruikt — niet wat je hebt gevraagd of wat de AI heeft geantwoord.
• Betalingen: je abonnement en of het betaald is. Kaartgegevens gaan rechtstreeks naar Stripe; wij zien of bewaren je kaartnummer nooit.

We bewaren dit zolang je account bestaat. Bestanden in de prullenbak blijven daar tot je die leegmaakt of ze definitief verwijdert.

Gekoppelde accounts

Je kunt je eigen Google-, Microsoft- en Zoom-accounts koppelen via accountmenu › Gekoppelde accounts en via Start › Vergaderingen. Je logt in op de eigen pagina van de dienst: KiQHub ziet je wachtwoord daar nooit. De dienst geeft KiQHub Office daarna een aanmelding (een toegangstoken en een vernieuwingstoken) voor de toestemmingen die je hebt gegeven.

Wat we per gekoppeld account opslaan

• Het toegangstoken en het vernieuwingstoken, versleuteld met AES-GCM met een sleutel die is afgeleid van de geheime sleutel van de server, en gebonden aan je KiQHub-account — een gekopieerd token werkt voor niemand anders.
• Het e-mailadres en de naam van het gekoppelde account, om je te laten zien welk account is gekoppeld.
• De toestemmingen die je hebt gegeven en wanneer het toegangstoken verloopt.
• Voor Zoom: een met een geheime sleutel berekende hash van je Zoom-gebruikers-ID — niet de ID zelf — zodat we je koppeling kunnen vinden en verwijderen wanneer Zoom ons laat weten dat je de app hebt verwijderd.

Wat we niet opslaan

Je Zoom-vergaderingen, geregistreerden, cloudopnamen, transcripten en samenvattingen van AI Companion, je agenda-afspraken en je bestandslijsten van Drive of OneDrive worden bij de dienst opgehaald wanneer je ze opent, doorgegeven aan je browser en niet op onze server bewaard. Een bestand dat je opent vanuit Google Drive of OneDrive, en een document dat je maakt van een Zoom-transcript of -samenvatting, wordt een KiQHub-bestand in je account — omdat je daarom hebt gevraagd — en je kunt het verwijderen zoals elk ander bestand.

De tokens blijven op onze server; je browser ontvangt alleen de resultaten. De enige uitzondering is de bestandskiezer van Google, die in je browser draait en een kortlevend Google-toegangstoken krijgt dat beperkt is tot de bestanden die je met KiQHub Office kiest of opslaat.

We gebruiken gegevens van gekoppelde accounts alleen om te doen wat je in KiQHub Office vraagt. We delen ze niet met andere gebruikers, verkopen ze niet en gebruiken ze niet voor advertenties of om AI-modellen te trainen.

Waarvoor elke toestemming dient

Ontkoppelen en verwijderen

• In KiQHub Office: accountmenu › Gekoppelde accounts › Ontkoppelen. We trekken de toegang bij Google en Zoom in en verwijderen de opgeslagen tokens onmiddellijk. Microsoft biedt een app geen manier om zijn eigen toegang in te trekken; verwijder KiQHub Office daarom na het ontkoppelen in de app-instellingen van je Microsoft-account — de app toont je de link.
• In Zoom: kies in de Zoom App Marketplace Manage › Added Apps en verwijder KiQHub Office. Zoom laat het ons meteen weten en we verwijderen je opgeslagen Zoom-koppeling.
• Bij Google of Microsoft: als je KiQHub Office verwijdert uit de apps met toegang tot je Google-account of je Microsoft-account, werken onze tokens niet meer; we verwijderen ze de volgende keer dat ze worden gebruikt, of wanneer je ontkoppelt.
• Je hele account: schrijf vanaf het e-mailadres van je account naar Kiq_Team@kiqhub.app, dan verwijderen we je account, je bestanden en je gekoppelde accounts. Als versleutelde back-ups zijn ingeschakeld, worden oudere kopieën van de database verwijderd naarmate de back-ups worden vervangen, binnen 12 maanden.

KiQ AI

Als je KiQ AI iets vraagt, wordt de tekst waarover je het vraagt verstuurd naar de AI-aanbieder die KiQ AI voor ons draait, en die stuurt het antwoord terug. We bewaren geen prompts en geen antwoorden, alleen hoeveel tokens je hebt gebruikt. KiQ AI leest een bestand alleen als je daarom vraagt.

Bedrijven die ons helpen

Een hostingbedrijf draait onze server. Stripe verwerkt de betalingen. Migadu verstuurt de e-mails van de dienst (registratiecodes, wachtwoordherstel en berichten over je abonnement). Een AI-aanbieder beantwoordt KiQ AI-verzoeken. Als cloudopslag is ingeschakeld, bewaart een S3-compatibel opslagbedrijf kopieën van afbeeldingen en back-ups — versleuteld voordat ze onze server verlaten. Elk van hen krijgt alleen wat nodig is voor zijn eigen taak. Google, Microsoft en Zoom ontvangen alleen verzoeken voor de accounts die je hebt gekoppeld, wanneer je ze gebruikt.

Cookies en je apparaat

We gebruiken een inlogcookie waarmee je ingelogd blijft en een taalcookie. De app bewaart je instellingen op je apparaat en, als je Offline werken aanzet, kopieën van je bestanden, zodat je ze zonder verbinding kunt openen. We gebruiken geen advertentie- of trackingcookies.

Je rechten

Je kunt je accountgegevens inzien en corrigeren, je bestanden op elk moment downloaden in Word-, Excel-, PowerPoint- en PDF-formaat, en ons vragen om een kopie van je gegevens of om ze te wissen. Schrijf ons en we helpen je. Als je in de Europese Unie of het Verenigd Koninkrijk woont, kun je ook een klacht indienen bij je toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming.